O canhoto físico tem um problema conhecido: ele volta dias depois, volta amassado ou não volta. A saída óbvia é digitalizar a prova da entrega. Mas uma foto solta do canhoto não resolve uma contestação. O que resolve é um registro completo.
O que sustenta uma prova de entrega
- Quem recebeu. Nome e documento de quem assinou, não só um rabisco na tela.
- Assinatura e foto. A assinatura na tela e a foto da mercadoria ou do canhoto, no mesmo registro.
- Quando. Data e hora do registro, pelo relógio do servidor, não só do aparelho.
- Onde. A localização do motorista no momento da entrega, para comparar com o endereço da nota.
- O que foi conferido. Falta, avaria ou sobra por item, com a quantidade. Divergência registrada no ato vale muito mais do que uma reclamação dias depois.
- Qual nota. O vínculo com a nota fiscal e a carga, para que a prova apareça no lugar certo do ERP.
Sem sinal também precisa funcionar
Entrega acontece em galpão, subsolo e estrada. Um app que exige internet para registrar a entrega obriga o motorista a anotar no papel, e o problema volta. O correto é guardar tudo no aparelho e enviar em ordem quando a conexão voltar, sem duplicar nenhum registro.
A prova só serve se chegar ao ERP
De nada adianta uma prova bonita num sistema isolado. O resultado da entrega (status, motivo, horário e localização) precisa voltar ao ERP, para que o financeiro libere o faturamento e o atendimento consulte a situação sem pedir informação à expedição.
E o cliente final?
Quando o destinatário recebe um link de rastreio da própria entrega, ele consulta a situação sem ligar, pode pedir nova data e avalia o serviço. Para o atendimento, a pergunta "cadê meu pedido?" simplesmente deixa de chegar.
Checklist rápido
- O registro guarda quem, quando, onde e o que foi conferido?
- Funciona sem sinal e reenvia sem duplicar?
- O resultado volta sozinho para o ERP?
- A gestão vê atrasos e ocorrências em tempo real, antes da reclamação?
Esse é o desenho do Routkey, o controle de entregas da FBS Portais com conector para o ERP.