Para organizar o agendamento de entregas com clientes e transportadoras, tire o combinado do telefone e do e-mail e coloque num portal ligado ao ERP, com horários, regras e responsáveis definidos.
Quando cada agendamento é uma conversa, o horário vive na cabeça de alguém. O resultado é doca cheia às 10h, doca vazia às 15h e motorista esperando.
O caminho é definir três coisas: quem agenda, que regras valem e onde o dado fica registrado.
Defina quem agenda e quem só consulta
Não existe resposta única. Depende de quem tem a informação certa na hora certa.
- Cliente. Escolhe a janela de recebimento dentro do que a sua doca comporta.
- Transportadora. Agenda a coleta ou a entrega das cargas que estão sob responsabilidade dela.
- Equipe interna. Aprova, remaneja e resolve exceções.
- Aprovador. Só entra quando a regra exige confirmação.
Cada perfil vê apenas o que lhe cabe. A transportadora não precisa enxergar a carga de outra, e o cliente não precisa ver a fila inteira.
Escreva as regras antes de abrir a agenda
A agenda só evita choque se as regras forem claras e aplicadas pelo sistema, não pela boa vontade de quem atende.
- Capacidade por janela. Quantos veículos cabem por horário em cada doca.
- Antecedência mínima. Até quando o agendamento ou a alteração é aceito.
- Documento obrigatório. Só agenda carga com nota emitida, por exemplo.
- Remarcação. Quem pode mudar, quantas vezes e com qual justificativa.
- Atraso. O que acontece com o motorista que perde a janela.
Imagine que uma doca comporta dois caminhões por hora. Se o portal bloqueia o terceiro pedido naquele horário, o choque deixa de existir antes de acontecer.
Ligue a agenda ao ERP
Agenda paralela, em planilha ou ferramenta solta, cria o mesmo problema de antes: duas versões da verdade.
O ideal é que a carga, a nota e o cliente venham do ERP, e que o horário confirmado volte para ele. Assim ninguém digita duas vezes e as regras do ERP continuam valendo.
É o que o Portal de Logística da FBS Portais faz: transportadoras, clientes e equipe interna agendam coletas e entregas, consultam notas, cargas e romaneios e baixam XML e DANFE em um só lugar, cada um no seu perfil.
Feche o ciclo depois da entrega
Agendar é metade do trabalho. Se a entrega aconteceu, o cliente precisa ter como acompanhar e a empresa precisa ter o registro. Veja como em como evitar que o cliente ligue perguntando onde está o pedido.
Dá para agendar sem exigir cadastro do cliente?
Dá, mas você perde o controle por perfil. O mais seguro é dar acesso individual, para que cada cliente veja só as próprias cargas.
E se o cliente precisar mudar a data?
Defina a regra de remarcação antes: prazo, número de alterações e quem aprova. Com isso o portal aplica a regra sem depender de ligação.
Próximo passo: reúna logística, vendas e atendimento e liste capacidade por janela, antecedência mínima e regra de remarcação. Com isso escrito, você já sabe o que o portal precisa fazer.