Para evitar que clientes liguem pedindo segunda via de boleto, deixe que eles mesmos a emitam num portal ligado ao ERP, com o dado sempre atual. Ligação de segunda via é trabalho repetitivo que o sistema já sabe fazer.
O cliente não liga porque gosta de falar com o financeiro. Liga porque não achou o boleto, perdeu o e-mail ou o vencimento mudou.
Se a resposta está no ERP, o caminho é dar acesso a ela, sem que alguém precise digitar, procurar e reenviar por WhatsApp.
Por que a ligação de segunda via se repete
Quando o boleto só chega por e-mail, qualquer filtro de spam ou troca de funcionário no cliente vira uma ligação. O financeiro então busca o título no ERP, gera o documento e envia de novo.
Cada ligação é pequena. Somadas, ocupam a equipe que deveria cuidar de conciliação e cobrança.
O que o autoatendimento precisa exibir
Um portal que só tem um botão de download não resolve. O cliente precisa entender a própria situação sem perguntar a ninguém.
- Títulos em aberto e pagos. Com vencimento, valor e situação, lidos direto do ERP.
- Boleto e PIX. Para pagar na hora, sem pedir nada.
- Notas fiscais. XML e DANFE ao lado do título correspondente.
- Filtro simples. Busca por nota, pedido ou período.
- Acesso por perfil. Cada cliente vê apenas os próprios títulos, e cada usuário só o que a função dele permite.
O que o portal precisa respeitar do ERP
Autoatendimento sem regra gera problema novo. O portal deve seguir as validações do ERP em cada operação, e não criar uma versão paralela dos dados.
Por exemplo, se um título foi renegociado ou baixado, o portal precisa mostrar isso no mesmo instante. Um boleto antigo à mostra gera pagamento errado e mais ligação.
Por isso o dado vem do ERP por integração REST, sem duplicar informação. O que acontece no portal reflete no ERP, e ninguém digita duas vezes.
Onde o portal do cliente entra
O OrderPro, Portal de Vendas inclui financeiro com PIX, boleto e notas fiscais para o cliente, além de portal do cliente. Ele é configurado às regras e aos perfis da sua operação e funciona no navegador e no celular, sem instalação.
O mesmo raciocínio vale para entregas: veja como evitar o "cadê meu pedido".
Preciso de portal só para emitir segunda via?
Talvez não. Se o volume de ligações é pequeno, um processo bem definido resolve. Quando a segunda via se soma a consulta de notas, pedidos e pagamentos, o portal passa a compensar.
O cliente consegue ver títulos de outras empresas?
Não deveria. O acesso por perfil garante que cada usuário veja só o que precisa, e isso deve ser um critério de teste antes de colocar o portal no ar.
Como próximo passo, peça ao financeiro para anotar por uma semana os motivos das ligações. Se a maioria for segunda via ou consulta de título, leve essa lista à equipe de TI e verifique se o ERP expõe esses dados por REST.