O que perguntar antes de contratar um portal de pedidos B2B integrado ao ERP? Pergunte o que acontece quando o pedido sai do portal e chega ao ERP: se as regras valem, se o dado é o mesmo e se alguém ainda digita.
A demonstração quase sempre é bonita. O problema aparece depois, quando o preço da tela difere do faturado ou o pedido precisa ser redigitado.
Estas nove perguntas servem para o gestor comercial e para a TI testarem o fornecedor antes de assinar.
Perguntas sobre regras do ERP e redigitação
- Quem manda nas regras? O portal deve respeitar as regras de negócio, alçadas e validações do ERP, não criar regras paralelas.
- O pedido entra sozinho no ERP? Peça para ver um pedido nascer no portal e aparecer no ERP, sem arquivo e sem digitação.
- Os dados são duplicados? O ideal é usar o dado do ERP, sem cópia que precise ser sincronizada.
- Como a integração funciona? Pergunte se é via REST e quem valida com a sua equipe de TI.
Se a resposta envolver planilha intermediária, você só trocou o WhatsApp por outro canal. Veja como isso acontece em Do WhatsApp ao ERP: como acabar com a redigitação de pedidos.
Perguntas sobre preço, crédito e perfis
- O preço da tela é o do ERP? O vendedor e o cliente devem ver o preço e os impostos estimados calculados com a regra do ERP.
- O crédito aparece antes de fechar? Saber o limite do cliente na hora evita pedido travado depois.
- Cada usuário vê só o que precisa? Confirme perfis para vendedor, cliente e aprovador.
- Funciona no celular, sem instalar nada? Pergunte também quem cuida de hospedagem e atualizações.
- O que acontece quando dá erro? Pergunte como o portal trata erro técnico e erro de negócio, e se o reenvio evita pedido duplicado.
Sobre a última, vale ler Integrar um portal ao ERP sem dor.
Como usar o roteiro na prática
Não aceite resposta só em slide. Peça para testar um pedido real do seu processo, com uma regra de preço sua e um cliente com crédito bloqueado.
O OrderPro, Portal de Vendas da FBS Portais foi desenhado para isso: pedido com preço, impostos estimados e crédito na tela, usando o dado do ERP e refletindo nele cada operação.
Quem deve participar da avaliação do fornecedor?
Pelo menos o gestor comercial, que conhece o processo de venda, e a TI, que conhece o ERP e a integração. Sozinho, cada um enxerga só metade do risco.
Um portal de pedidos precisa de projeto longo?
Depende do processo e do ambiente de ERP. Por isso, a primeira etapa deve ser um diagnóstico, antes de qualquer promessa de prazo.
Leve estas nove perguntas para a próxima reunião com o fornecedor e anote as respostas lado a lado. Onde ele desviar, peça uma demonstração com o seu caso.